AI×OCRで実現する紙業務のペーパーレス化とは？課題と企業のメリットをご紹介

 

 

紙業務に悩む企業がペーパーレス化に取り組む上で、頼りになるのがAI×OCRです。

近年注目されているツールですが、「なぜAI×OCRでペーパーレス化を実現できるのか？」と、不思議に思っている方もいるのではないでしょうか。

AI×OCRでペーパーレス化を実現できる理由や導入メリット、紙業務に潜む課題について明らかにしていきましょう。

 

 

なぜAI×OCRはペーパレス化を実現できるのか

 

AI×OCRとは、従来のOCR技術に人工知能を組み合わせた技術です。

スキャナーで取り込んだ画像の中から、文字や数字を自動で認識するのがOCRです。

うまく活用できれば非常に便利なOCRですが、文字認識率の低さや使い勝手の悪さから、活用シーンが限られていました。

実際にOCRを使った経験がある方の中には、「OCRを導入したものの、うまく読み取りできない」「ミスばかりで訂正の手間が大きい」と感じた方も多いのではないでしょうか。

 

OCRの課題をAIの力によって解決したのがAI×OCRです。

AIによる深層学習で、癖の強い文字や手書き文字、見極めが難しい文字の読み取り精度も大幅に向上しています。

ヒトによる最終チェックは必須ですが、その手間は格段に低減できました。

またAI×OCRなら、異なる帳票の入力にも難なく対応可能です。

 

これまで大量の紙業務を抱えてきた企業にとって、ペーパーレス化を進めていく上で問題になるのが、データ化のための手間や時間です。

1枚1枚の書類をヒトの手でデータエントリーしていけば、ペーパーレス化は着実に進んでいきます。

しかし、そのための人的リソースを確保するのは大変なことです。

また、日々大量の紙業務が発生する状況の中では、ヒトの手で業務を行っても追いつけない可能性もあるでしょう。

 

AI×OCRなら、スピーディーに効率よくペーパーレス化を進めていけます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と連携すれば、さらなる効率化も可能になるでしょう。

ペーパーレス化を早急に実現したい場合には、AI×OCRを活用するのがおすすめです。

 

 

紙業務の課題

 

 

大量の紙業務を抱えている企業は、まだまだ少なくありません。

周囲の状況を見て、「まだうちはいいか」と考えている方もいるのではないでしょうか？

とはいえ、ペーパーレス化に向けた取り組みは、スピーディーに行っていくのがおすすめです。

その理由は、紙業務に潜む課題にあります。

 

・紙の印刷・運搬・保管にかかるコスト

・業務の非効率化

・紛失や置き忘れによるセキュリティリスク

・書類の汚損や破損による情報損失

・環境への負荷

 

紙の書類には、「並べて比較しやすい」「すべての情報を一度にチェックできる」などのメリットがあります。

一方で、印刷にかかる手間やコストは膨大なものです。

また紙の書類で情報をやりとりしようと思えば、相手の手元に書類を届けなくてはいけません。

 

保管してある書類の中から、目当ての情報を見つけ出すのは大変ですし、保管中、もしくは移動中の紛失リスクもゼロにはできません。

地震や火災で書類が破損すれば、情報そのものが失われてしまうでしょう。

また近年、環境問題に対する意識も高まってきています。

ペーパーレス化に向けた取り組みを積極的に行わず、大量の紙の印刷・廃棄を繰り返す企業に対して、ステークホルダーからの視線も厳しくなってきています。

 

ペーパーロジック株式会社が行った「ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査」によると、2020年に「社内のペーパーレス化を推進した」企業は、75.7%にも上ることがわかりました。

参考：「ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査」

https://paperlogic.co.jp/news_20210115/

 

多くの企業が、急ピッチでペーパーレス化を推進している様子が伝わってきます。

 

企業としての価値を高め、さらに成長し続けるためにも、紙業務に潜む課題を無視し続けるのは危険です。

AI×OCRの導入によって、スムーズにペーパーレス化を進めていきましょう。

 

 

AI×OCRの導入メリットについてご紹介

 

ペーパーレス化に役立つAI×OCRですが、日々のデータエントリー業務にもさまざまなメリットをもたらしてくれます。

高い読み取り精度を誇るAI×OCRを導入すれば、ヒトが関わるプロセスを最小限にできるでしょう。

時間短縮によって、業務プロセス全体の効率化を目指していけます。

また、データエントリー業務に携わる従業員の数が少なくなれば、その分別の業務に注力できます。（「分別」という熟語と捉えてしまう可能性があるので他の注力すべき業務に取り組むことができます。

 

このようにAI×OCRを導入すれば、業務プロセス全体の見直しやさらなる効率化を進めていける可能性が広がります。

是非、今一度検討してみてください。

 

 

まとめ

 

AI×OCRを導入すれば、ペーパーレス化をスピーディーに進めていけます。

従来のOCRに対して、あまり良いイメージがない方でも大丈夫です。

最新テクノロジーをフル活用しましょう。

AI×OCRの導入に不安がある場合は、デジタルBPOを利用するのがおすすめです。

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ペーパーレス化に向けた各種ステップも、ビジネスアナリストがしっかりとサポートいたします。