イメージワークフローでペーパーレス化！DX時代の業務効率化について

 

 

 

業務効率アップのため、今注目されているのがイメージワークフローです。

導入によりどういったメリットが得られるのでしょうか。

イメージワークフロー導入により、ペーパーレス化が進むことでもたらされる変化や、どのような形で業務が効率化するのかなど、気になるポイントを詳しく解説していきます。

 

 

イメージワークフローによるペーパーレス化

 

イメージワークフロー導入によってもたらされるメリットの一つが、ペーパーレス化です。

これまで紙媒体で管理・保管してきた情報も、イメージワークフローであれば、データとして保存できるようになります。

紙の書類にも優れた点は多くありますが、画像データになれば、以下のような業務をより効率よく進めていけるでしょう。

 

・必要なデータ部分のみを切り出す

・必要なデータ同士を結合させて資料を作る

・データ変更や訂正をすぐに共有する

 

イメージワークフローシステムでデータ化された情報は、手元の端末から閲覧できます。

これまで、「書類を確認するためだけに出社していた」という事例においても、完全在宅ワーク化を推進できるでしょう。

またペーパーレス化によってデジタルデータの保存・共有が当たり前になれば、ビジネススタイルそのものが一気に変わっていきます。

 

これまでであれば、「顧客に商品の説明をするために、紙媒体で印刷した資料を持参し、対面で資料を見ながら打ち合わせをする」というスタイルが、ごく当たり前のものでした。

しかしペーパーレス化によって紙媒体のやりとりがなくなれば、「資料を作る」「持参する」という手順は削減されます。

デジタルデータとして事前に送付し、共有すればOKです。

情報共有がスムーズになれば、生産性は向上し、納期は短くなるでしょう。

 

また紙媒体の書類を保管するためには、多額のコストがかかっていました。

具体的には以下の二点です。

・保管管理場所にかかるコスト

・紙媒体を維持、管理するために必要な人的コスト

 

イメージワークフローシステムによってペーパーレス化が進めば、紙媒体を保管する場所は少なくなります。

オンライン上で一元管理できるようになれば、業務効率は改善し、管理に必要な人件費も削減できます。

 

もちろん、どのような形でイメージワークフローを取り入れるのがベストなのかは、企業の業務実態によって異なるでしょう。

自社業務の流れをはっきりさせた上で、より良い導入を目指していくのがおすすめです。

 

 

紙業務のリスクについて

 

 

イメージワークフローによってペーパーレス化を進めていく中で、忘れてはいけないのが紙業務に潜むリスクについてです。

日本ではこれまで、「紙とハンコ」を使った業務が一般的でした。

ペーパーレス化を進めようと思えば、相応のITリテラシーを求められますし、業務の流れ全体が大きく変わることも予想されます。

導入をためらう企業も、まだまだ多いのが現状です。

 

こんなときには、ぜひ以下の紙業務に潜むリスクに注目してみてください。

 

・個人情報等の紛失リスクがある

・煩雑なやりとりの中で、業務が一部ブラックボックス化してしまう

・破損や汚損、焼失のリスクを避けられない

 

紙で保管された情報は、紙をなくせば失われてしまいます。

人的ミスだけではなく、天災や不慮のトラブルについても、考えておくべきでしょう。

また膨大な書類が複数の担当者間を巡ることで、業務の流れが不明瞭になってしまうケースも少なくありません。

何か問題が発生した場合も、誰がどのような形で関わったのかはっきりさせられなければ、責任の所在が曖昧になってしまいます。

 

イメージワークフローによって、情報のデータ保存が当たり前になれば、データに関する履歴も明確に保存されます。

内部統制の強化にも役立つでしょう。

 

 

DX時代の業務効率化について

 

DX時代に対応するためには、これまで以上に大規模な業務効率化を進めていく必要があります。

単純に、デジタル技術を導入するだけでは不十分です。

デジタル技術をフル活用できる戦略・仕組みづくりが必須と言えるでしょう。

 

イメージワークフローはペーパーレス化に向けたソリューションの一つですが、全ての企業にとって、それがベストな解決策とは限りません。

業務全体の流れを見極め、改善するべきポイントを明らかにした上で、導入するシステムを決定するのが一番です。

より幅広い視点で、DX時代の業務効率化を進めていきましょう。

 

 

まとめ

 

イメージワークフローを導入すれば、コスト削減・生産性アップ・納期短縮の3つの取り組みを同時に推進していけます。

必要な情報を紙媒体ではなくデータとして保管することで、これまでのビジネスにはないさまざまな価値が生まれてきています。

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