データエントリーの企業リスクとは?リスク回避方法と実際の事例をご紹介

2022.01.31

著者プロフィール

范 蘭芳(はん らんほう)

株式会社InfoDeliver 取締役
COMITX事業ユニット CEO

常に「最⼩コスト」の精神と「Day1(初⼼)」の⼼構えで、将来を⾒据えたお客様のための価値創造と⾃らの進化に挑んでいきます。

 

 

大量の紙業務を処理している企業にとって、無視できないのがデータエントリー業務に潜むリスクについてです。

具体的にどのようなリスクがあり、どう回避するべきなのでしょうか。

紙業務から脱却できていない企業にとって、知っておくべき基礎知識をお伝えします。

 

目 次

  • データエントリーの背景にある企業のリスクとは
  • リスクの回避の必要性について
  • リスク回避事例をご紹介
  • まとめ

 

データエントリーの背景にある企業のリスクとは

 

申込書に契約書、各種案内書類など…業務上、さまざまな「紙」を扱う企業は多いことでしょう。

環境への意識の高まりや在宅ワークの推進などにより、積極的にペーパーレス化を進める企業も増えてきています。

しかし現実には、「まだまだ多くの紙業務を処理している」という企業も多いのではないでしょうか。

 

紙に記された情報をデータ化するために必要なのが、データエントリー業務です。

これまで、ごく当たり前に行ってきた業務ではありますが、実はここには数多くの以下のようなリスクが潜んでいます。

 

・コストの上昇

・人的ミスの発生

・競争力の低下

・書類の紛失や破損

 

ヒトの手で地道にデータエントリー業務をこなすためには、相応のコストが必要です。

社内で十分なスキルを有する人材を育てるためには、コストだけではなく時間も必要となるでしょう。

また紙の書類から直接データを入力する際に、問題になりやすいのが書類の紛失や破損についてです。

書類を紛失すれば情報漏洩につながる可能性がありますし、破損すれば重要な情報を失うことにもなりかねません。

 

リスクの回避の必要性について

 

 

データエントリー業務に潜むリスクを、どう回避していくのかは、これから先の企業が抱える重要課題の一つです。

今後の日本は、より深刻な労働力不足に直面すると考えられます。

現状においても、「必要な人材をなかなか確保できない」というお悩みを抱いている方も多いのではないでしょうか。

 

貴重な人的リソースを、ノンコア業務であるデータエントリー業務に回すのはもったいないことです。

コア業務に回せる人手が少なくなれば、企業としての競争力は低下してしまいますし、働き方改革への対応も難しくなるでしょう。

 

また紙の書類の置き忘れ・紛失による情報漏洩トラブルは、決して少なくありません。

日本ネットワークセキュリティ協会が公開した「2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果」によると、書類の置き忘れや紛失によるトラブルの発生件数は116件で、全体の26.2%を占めていました。

情報化社会を迎えた今、情報の扱い方を誤れば、企業にとって命取りになりかねません。

 

企業としての価値を高め、将来のリスクを減らすためにも、適切な方法でデータエントリー業務に潜む課題を解決していくことが重要です。

 

リスク回避事例をご紹介

 

大量の紙業務と、データエントリーに潜むリスクを回避するための方法として、注目されているのがペーパーレス化です。

ペーパーレス化に取り組む企業が増えているのは、ただ単純に「業務を効率化したいから」という理由だけではありません。

紙業務に潜むリスクを知ったうえで、それらを回避するための対策でもあるのです。

 

大量の紙業務を抱えていた損害保険会社B社は、「業務のブラックボックス化」「コスト高」「セキュリティに関する問題」と、さまざまな課題を抱えていました。

これらを解決するために導入したのが、株式会社InfoDeliverのCOMITXです。

COMITXにより、オペレーションの可視化を実現。

ブラックボックス化していた状態を解消し、生産性の向上につなげました。

AIデータエントリーを活用し、ペーパーレス化を進めたことにより、紙の書類の保管・運送コストの4割削減を達成。

人的リソースをこれまでよりも効率よく配置できるようになり、コア業務に集中して取り組める環境を実現しました。

紙の書類からデータへと切り替わったことで、書類別のセキュリティ対策も容易になり、情報漏洩対策にも役立っています。

 

まとめ

 

大量の紙業務を処理する企業にとって、データエントリー業務は当たり前に発生するものです。

多少の課題が発生していても、「仕方のないこと」と、対応を後回しにしてしまうケースも多いのではないでしょうか。

しかし課題を放置すれば、企業にとってのリスクにつながってしまいます。

データエントリー業務に潜むリスクを明らかにしたうえで、今、自社にとってどのような対策が必要なのか、あらためて検討してみてください。

 

「企業としての価値の低下」や「情報漏洩」といったリスクを回避するためには、ペーパーレス化に向けて具体的な取り組みをスタートするのがおすすめです。

「紙だけをなくしても…」「うちの会社には詳しい人材がいないから」と不安に思う必要はありません。

COMITXなら、データエントリー業務に潜むリスクを回避するための対策を、一からしっかりとサポートできます。

ペーパーレス化やAIデータエントリーなど、データエントリーに関するお悩みは、COMITXで解決しましょう。