ペーパーレス化でデータエントリー業務を効率化!事例と導入方法をご紹介

2022.02.07

著者プロフィール

范 蘭芳(はん らんほう)

株式会社InfoDeliver 取締役
COMITX事業ユニット CEO

常に「最⼩コスト」の精神と「Day1(初⼼)」の⼼構えで、将来を⾒据えたお客様のための価値創造と⾃らの進化に挑んでいきます。

 

 

データエントリー業務に潜む課題やリスクが明らかになるにつれて、「データエントリー業務の効率化」に向けた取り組みを行う企業も増えてきています。

データエントリー業務の効率化とは、具体的にどのようなもので、どういった課題の解決につながるのでしょうか?

「データエントリー業務をなんとかしたいが、どうすれば良いのかわからない…」という方に向けて、効率化の詳細やメリットをお伝えします。

 

目 次

  • データエントリー業務の効率化とは
  • データ入力業務の非効率の実態
  • ペーパーレス化による業務効率化事例をご紹介
  • まとめ

 

データエントリー業務の効率化とは

 

データエントリー業務の効率化とは、より素早く、正確に、低コストで入力できるようにするための工夫を言います。

扱うデータの量が増えれば増えるほど、データエントリー業務には以下のような課題が目立ち始めました。

 

・気を付けていても人的ミスが発生してしまう

・扱うデータの量が多いときは、業務に遅れが生じてしまう

・データエントリー業務に携わるスタッフの残業が常態化している

・入力するデータ量に合わせてスタッフを増やしたら、人件費の負担が重くなってしまった

・担当スタッフによって、品質に差が出てしまう

 

こうした課題を放置したために、データエントリー業務が、業務プロセス全体のボトルネックになってしまうケースもあります。

「紙の書類からデータを入力する」という単純な業務が原因で、プロセス全体が滞っているとしたら、あまりにもったいないことだと言えるでしょう。

こうした状況を改善するために行われるのが、データエントリー業務の効率化です。

データエントリー業務をBPO化すれば、社内の業務負担は軽減できます。

AIOCRRPAなど、最新システムを導入すれば、スピードや正確性の側面からも、より一層の効率化を進めていけるでしょう。

 

データエントリー業務の効率化を図るうえで、各企業が選択する方法は、さまざまです。

デジタルBPOサービスを取り入れるケースもあれば、あくまでも社内で、業務プロセスの見直しだけを行うケースもあるでしょう。

どのような方法で効率化を行うと効果的なのか、現状の課題を把握したうえで、しっかりと検討するのがおすすめです。

 

データ入力業務の非効率の実態

 

 

データ入力業務の効率化を目指すためには、まず非効率の実態について知ることが大切です。

ここでは、ある生命保険会社を例に挙げて、非効率の実態を解説していきます。

 

生命保険会社A社では、保険申込書や診断書の入力を、ヒトの手で行っていました。

その流れは以下のとおりです。

 

1.2人のスタッフによる情報入力

2.1人のスタッフが情報の補完

3.1人のスタッフによる確認・修正

4.1人のスタッフが最終チェック

5.入力完了

 

1つのプロセスに関わる人員は5人。

工程数も多く、業務負荷が高い状態が続いていました。

 

機械が自動で情報を読み取ってくれるAI-OCRを使用すれば、以下のようにプロセスを簡略化できます。

 

1.AI-OCRによる自動読み取り

2.スタッフが最終チェック

3.入力完了

 

業務に携わるスタッフの数は減り、機械を活用することで、業務完了までの時間短縮にもつなげられます。

 

もちろん、企業内のプロセス見直しのみで、データエントリー業務の効率化を目指すことも可能です。

しかし、ヒトが業務を担当する以上、効率化できる範囲には限界があるでしょう。

AI-OCRやRPAという新しい仕組みを取り入れることによって、革新的な効率化が可能になります。

また、企業内のペーパーレス化をスピーディーに進められるため、データエントリー以外においても、業務効率化を目指していけます。

 

ペーパーレス化による業務効率化事例をご紹介

 

データエントリー業務の効率化によって、ペーパーレス化を実現できたら、どのように業務を効率化できるのでしょうか。

損害保険会社B社の事例を参考に、詳しく紹介していきます。

まず損害保険会社B社ではペーパーレス化により、以下のような効果を実現しました。

 

・書類の準備や印刷にかかる時間をカット

・他事業所とも、瞬時に情報をやり取りできる

・文書検索機能で瞬時に目当ての情報を見つけ出せる

 

これまでB社では、大量の書類を印刷していました。

1回あたり5分でも、1日1回(年間250日)印刷業務を行った場合、総必要時間は20時間以上にもなります。

ペーパーレス化によって、この印刷時間を削減できました。

 

B社では、業務に必要な情報を他事業所と共有するため、書類を配送していました。

ペーパーレス化によって、クラウド上にデータを保管するようになったため、それぞれの事業所が、必要な書類をいつでも手元から探せる環境を実現。

書類の発送業務や届くまでの待ち時間がなくなったことで、より効率的に業務を進められるようになりました。

 

まとめ

 

大量の紙業務を抱える企業にとって、重要なのはデータエントリー業務の効率化です。

効率化にもさまざまな方法がありますが、ペーパーレス化によるメリットも注目される今、デジタルBPOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

株式会社InfoDeliverのCOMITXを導入すれば、データエントリーの効率化からペーパーレス化に向けた取り組みまで、幅広く対応可能です。

COMITXの場合、導入から運用まで、ビジネスアナリストがサポートいたしますのでご安心ください。

AIデータエントリーやスマートイメージワークフローで、各企業が抱えている業務課題を解決に導きます。