データエントリーを効率化する方法とは?企業の課題と成功事例をご紹介

2022.01.10

著者プロフィール

范 蘭芳(はん らんほう)

株式会社InfoDeliver 取締役
COMITX事業ユニット CEO

常に「最⼩コスト」の精神と「Day1(初⼼)」の⼼構えで、将来を⾒据えたお客様のための価値創造と⾃らの進化に挑んでいきます。


 

 

データエントリー業務について、課題を抱える企業は少なくありません。

またそれだけではなく、多くのリスクが潜んでいることもご存知ですか?

データエントリーに潜む課題やリスクを明らかにするとともに、効率化のヒントをお伝えします。

データエントリー業務効率化の成功事例から、具体的な対策について学んでいきましょう。

 

目 次

  • データエントリーの課題とリスク
  • データエントリーを効率化する方法とは
  • データエントリー業務効率化の成功事例をご紹介
  • まとめ

 

データエントリーの課題とリスク

 

データエントリー業務について、多くの企業が抱えているのは、以下のような課題です。

 

・人的ミスの発生

・人手不足による対応不足

・対応の遅れ

・コスト増

 

書類に記された情報をデータとして入力する業務には、基本的に専門知識は必要とされません。

単純な業務ではありますが、処理するデータ量が増えれば増えるほど、処理する従業員にかかる負担は大きくなってしまいます。

業務負荷が高い状態が続けば、データエントリー業務が追い付かなくなる可能性も否定できません。

データ入力が遅れれば、その後の業務にも遅延が生じてしまいます。

 

人的ミスの発生を減らすため、また膨大な量のデータにも対応可能な体制を作るためには、ある程度の人数でチームを作る必要があるでしょう。

たとえば、データエントリー業務の完了までに、複数回、複数人でチェックできる環境を整えておけば、ミス発生率は低下させられます。

しかしその分、より多くの時間やコストを費やすことになります。

企業にとっては、これらの課題とどう向き合い、バランスを取っていくかが重要なポイントと言えるでしょう。

 

データエントリー業務は、基本的には単純な業務ですから、「現場任せでまだ何の対応もできていない」という企業もあるかもしれません。

しかしデータエントリー業務にまつわる課題を放置すれば、市場競争力の低下や情報漏洩、書類紛失といったリスクが生まれます。

データエントリー業務に潜むリスクを理解したうえで、課題解決のために必要な対策を講じていきましょう。

 

データエントリーを効率化する方法とは

 

 

データエントリーに関する課題の多くは、業務効率化によって解決できます。

問題はその方法ですが、これまでは「BPO化する」という流れが一般的でした。

データエントリー業務を、そのまま外部委託し、委託先の専門スタッフに行ってもらうという方法です。

この方法を選べば、社内でデータエントリー業務を行う必要はありません。

専門のノウハウを有しているBPO業者に依頼した方が、コスト削減につながるケースも多くみられました。

 

しかし今、従来型のBPOにも限界が見え始めています。

いくら専門のノウハウを持っていても、ヒトはヒト。

業務スピードを格段に速くすることはできませんし、入力する情報量が多くなれば、その分コストも上昇してしまいます。

 

そうした状況のなか、新たに注目を集めているのが「デジタルBPO」です。

従来のBPOにデジタル技術を組み合わせることで、より効率の良いデータエントリーを実現しています。

具体的には、AI×OCRとRPAの連携によって、情報の読み取りから入力までを自動化

最終的にヒトがチェックする体制を整えられるため、これまで以上に業務効率化を進めていけます。

 

データエントリー業務効率化の成功事例をご紹介

 

株式会社InfoDeliverでは、COMITXにてAIデータエントリーを提供しています。

複数のAI×OCRエンジンから、各種業務に応じたものを選択。

これにより、精度の高いデータエントリーを実現しています。

 

COMITXを利用した生命保険会社A社では、ビジネスアナリストによる分析の結果、医療診断書と保険申込書を対象に、AIデータエントリーを導入しました。

A社ではこれまで、「2人の従業員が入力したものを、3段階でチェックする」という仕組みでデータエントリー業務を遂行していました。

多人数で業務を行い、精度の高いデータ入力を行ってきましたが、AI×OCRの導入によってスタイルを一新。

これまで、ヒトが行ってきたプロセスの一部にAI×OCRを取り入れることで、業務負担を軽減しました。

機械で入力できなかった部分や入力ミスがあった部分のみ、ヒトが対応する仕組みに変更。

この変更によって、4割ものコスト削減を達成しました。

データ入力業務の負担が軽減されたことで、コア業務に人的リソースを集中させられるようになりました。

 

まとめ

 

紙媒体を扱うデータエントリー業務には、課題もリスクも多くあります。

リスクを低下させるためにも、業務課題から目をそらさず、しっかりと解決していきましょう。

データエントリー業務の課題解決に役立つのは、デジタルBPOサービスです。

最新技術を用いれば、業務負担は軽減し、さらなる効率化を図れるでしょう。

コストやミス発生率の低下にもつなげていけます。

 

株式会社InfoDeliverが提供するCOMITXは、AIデータエントリーによるお客様の支援が可能です。

今抱えている課題について、遠慮なくお伝えください。