ペーパーレス化の実現にはBPOの導入を

2021.11.29

著者プロフィール

范 蘭芳(はん らんほう)

株式会社InfoDeliver 取締役
COMITX事業ユニット CEO

常に「最⼩コスト」の精神と「Day1(初⼼)」の⼼構えで、将来を⾒据えたお客様のための価値創造と⾃らの進化に挑んでいきます。


 

 

紙ベースで進める業務には、さまざまな課題が隠されています。

今は大きな問題になっていなくても、このまま進んでいけば、いずれ表面化するでしょう。

今のうちに把握しておきたい課題についてと、ペーパーレス化を実現するためのおすすめサービスを紹介します。

 

目 次

  • 紙ベースの業務の課題
  • ペーパーレス化を実現したいならBPOがおすすめ
  • BPOによるペーパーレス化のメリットと事例紹介
  • まとめ

 

紙ベースの業務の課題

 

昔ながらの紙ベースで業務を進めている企業は、まだまだ少なくありません。

紙を使って情報をやり取りするのに、高いITリテラシーは必要ありません。

また複数の情報を並べ、気軽にチェックできる点も、紙ベースの業務のメリットだと言えるでしょう。

 

しかしこれから先の社会の変化に対応していくためには、メリットだけに注目するのは危険です。

目の前にある課題を無視し続ければ、いずれ壁にぶち当たってしまうでしょう。

 

紙ベースでの業務に潜む課題には、以下のようなものがあります。

 

・重要情報を扱う上でのハイリスク

生産性の低下

・コストアップ

 

紙に印刷した情報は、適切な管理が難しいものです。

「いつでも必要なときに確認できる」という側面を重視すれば、情報セキュリティ対策は甘くならざるを得ないでしょう。

一方で、鍵のかかった部屋で厳重に管理すれば、必要なときにわざわざ出向いて、必要な書類を探す手間が発生してしまいます。

生産性の低下につながりかねません。

 

また紙ベースで業務を進める上で、大きな課題となるのがコストについてです。

情報を紙に印刷するためには、以下のようなアイテムが必要です。

 

・紙

・プリンター

・プリンター用インク

 

紙ベースで業務を進めていると、これらは「削減不可能なコスト」として計上されがちです。

しかし紙ベースからの脱却を目指せば、大幅にコストダウンできる可能性を秘めています。

 

 

ペーパーレス化を実現したいならBPOがおすすめ

 

 

紙ベースでの業務から脱却するために、検討したいのがペーパーレス化です。

情報を「紙」ではなく、電子化した状態でやり取りすることによって、さまざまなメリットが期待できます。

 

まずペーパーレス化を実現するためには、BPOの利用がおすすめです。

ペーパーレス化の推進のためには、多大な労力と時間がかかるため、通常業務と並行して実施するのは、無理があるでしょう。

BPOなら、必要な人材をアウトソーシングで対応できます。

 

またもう一点忘れてはならないのが、ペーパーレス化で成功を収めるためには、専門知識が必要不可欠であるという点です。

ペーパーレス化は、ただ単純に「手元の書類をすべて電子化していけば良い」というわけではありません。

企業全体を無理なく移行していくためには、スモールステップでの取り組みが必須となります。

 

ペーパーレス化によって、より多くのメリットが期待できる業務プロセスや、適用する範囲を決定することは、決して簡単ではないのです。

 

ペーパーレス化に特化したBPOであれば、このような知識もセットで提供可能です。プロの視点で、ペーパーレス化に向けた歩みをサポートしてもらえるでしょう。

BPOを利用すれば、その分コストはかさみます。

しかし、「ペーパーレス化の素早い実現」や「企業への定着」を重視するのであれば、十分なメリットが期待できます。

 

BPOによるペーパーレス化のメリットと事例紹介

 

BPOによるペーパーレス化には、以下のようなメリットがあります。

 

・ペーパーレス化をより素早く実現できる

・ペーパーレス化に向けた、ツールやシステムの提案を受けられる

・ペーパーレス化に関連する、業務プロセスの見直しやオペレーションの効率化を図れる

 

ペーパーレス化を検討する場合、従来のBPOのSaaSを組み合わせた、BPaaS型のサービスの利用を検討するのがおすすめです。

こちらのサービスは従来のBPOより幅広いサポートを受けられるでしょう。

BPaaS型のサービスを利用した場合の導入事例は、以下のとおりです。

 

★損外保険業A社

紙業務からの短期間での脱却を目指し、BPaaS型の「COMITX」を導入しました。

新規契約書をイメージワークフローでイメージ化。

ペーパーレス化とともに、業務効率の自動化や効率化を実現しました。

システム開発期間は約5カ月と、非常に素早く、業務の最適化を進められました。

BPOを活用したことで、社員の教育の必要もなく、スムーズにペーパーレス化を実現しています。

 

まとめ

 

紙ベースで行われている業務には、さまざまな課題が隠されています。

BPOによるペーパーレス化であれば、社員に十分なITリテラシーがない場合でも、導入が可能です。

また必要なサービスを一括してお任せできるため、ペーパーレス化への取り組みを、非常にスピーディーに進めていけるでしょう。

 

BPaaS型の次世代デジタルBPOソリューション「COMITX」では、ペーパーレス化への対応が可能です。

システムやインフラを含め、総合的な支援が可能ですので、安心してお任せください。