AI×OCRで紙業務廃止を実現！事例と導入方法とは？

 

 

近年、さまざまなリスク対策のため、またリモートワーク推進のため、紙業務の廃止を検討する企業が増えてきています。

紙業務廃止に向けて、ぜひ導入を検討したいのがAI×OCRです。

AI×OCRとはどのようなもので、なぜ紙業務廃止に役立つのでしょうか？

わかりやすく解説します。

 

 

紙業務廃止を実現するAI×OCRとは

 

AI×OCRとは、従来のOCR（光学文字認識）技術に、AI技術を組み合わせて作られた、新しい技術です。

OCRは、スキャナなどで読み込まれた画像から、自動で文字や数字を読み取れる技術のことをいいます。

OCR自体は比較的古くからありますが、以下のような理由で、実際に活用できるシーンは限られていました。

 

・決まったパターンでしか、文字情報を読み取れない

・定型フォーマット以外の帳票への対応が煩雑

 

ビジネスの現場で、より幅広く活用するためにはこれらの課題を解決する必要があり、その鍵となったのがAIです。

AIとは、いわゆる人工知能のこと。

OCRにAIを組み合わせたことで、癖の強い文字や手書き文字にも難なく対応できるようになりました。

また、従来型のOCRよりも非定型フォーマットへの対応が格段に楽になったことで、字認識率が大幅に向上し、より効率良く情報をデータ化できるようになりました。

 

オフィス内にある紙媒体をすべてデータ化しようとすれば、データエントリー業務の負担は非常に大きくなるでしょう。

その業務を負担する余裕がないから…という理由で、ペーパーレス化の実現そのものを諦めてしまうようなケースもあります。

 

AI×OCRがあれば、紙媒体の電子化は格段に楽になるでしょう。

一から十までヒトの手で行わなくても、最終チェックでミスが発生していないかどうかだけを確認すれば問題ありません。

 

AI×OCRの導入事例をご紹介

 

 

AI×OCRの導入を検討する際に気になるのは、「導入によって、具体的に何がどう変わるのか？」という点です。

導入事例を3つ紹介します。

 

★事例1「請求書のペーパーレス化にAI×OCRの導入」

膨大な量の各種請求書をペーパーレス化するため、AI×OCRを導入したA社。

これまではヒトの手で情報を入力し、ミスが発生しないよう合計3回のチェック体制を構築していました。

AI×OCRの導入によって、1件当たりの入力時間を約1分にまで短縮。

ミスチェックにかかる手間も最小限になり、データの自動振り分けによって、業務の効率化を進められました。

 

★事例2「契約申込書の処理業務をAI×OCRで効率化」

保険契約申込書の処理業務に、AI×OCRを導入したB社。

B社では、申し込みがあった時点で入力業務を行っていましたが、日によって業務量にばらつきがあり、事前予測も立てづらいという課題を抱えていました。

人的リソースの最適化を行うため、AI×OCRでデータエントリー業務の効率化を目指しました。

AI×OCRの導入によって、申し込みが多い日の業務負担を軽減。

契約内容によってフォーマットが異なりますが、AI×OCRなら難なく対応できました。

 

★事例3「AI×OCRとRPAの連携でさらなる改善を」

専門学校への入校申込書の内容登録のため、AI×OCRを導入したC社。

従来のOCRでは不可能であった外国人の手書き文字にも、対応できるようになりました。

さらにRPAとの連携により、各種システムへの自動登録も可能になりました。

 

AI×OCRの導入方法について解説

 

AI×OCRを導入する際には、紙業務廃止に向けた「目的」を明確化する必要があります。

その上で、どんな業務プロセスにAI×OCRを導入するのか決定していきましょう。

AI×OCR導入で失敗しないためには、この段階で以下の項目を検討しておくことが大切です。

 

・AI×OCRによってどの程度の効果が見込めるのか？

・どの帳票を、AI×OCRによってデータ化するのか？

 

自動化による効果が大きいものから、導入を検討するのがおすすめです。

こうした情報をもとに、導入するシステムを決定していきましょう。

システムを導入したら、各企業の状況に合わせて、細かな設定を行っていきます。

 

・どの部分の紙業務を廃止すれば効果的なのか、よくわからない

・本当にAI×OCRで業務プロセスを改善できるのか、迷っている

 

このような場合には、BPaaS型のサービス「COMITX」にお任せください。

AI×OCRの導入を含めた業務プロセスの見直しや、紙業務の廃止について、サポート可能です。

 

まとめ

 

AI×OCRを活用すれば、紙業務を廃止するまでの流れを、非常に効率良く進めていけます。

実際に、AI×OCRの導入によってペーパーレス化を実現した企業も少なくありません。

とはいえ実際に自社導入するには、具体的な手順や見込まれる効果について、悩むケースも多いでしょう。

こんなときには「COMITX」の活用をご検討ください。

丁寧なコミュニケーションで、現場が抱える課題の解決を目指していきます。