紙業務を効率化するペーパーレス化の実現方法をご紹介

2021.11.08

著者プロフィール

范 蘭芳(はん らんほう)

株式会社InfoDeliver 取締役
COMITX事業ユニット CEO

常に「最⼩コスト」の精神と「Day1(初⼼)」の⼼構えで、将来を⾒据えたお客様のための価値創造と⾃らの進化に挑んでいきます。

 

 

ペーパーレス化に取り組む企業は、年々増加しています。

こうした状況の中、「わが社でもそろそろ取り組んだ方が良いのだろうか…」と悩んでいませんか。

こんな悩みを抱えている方に向けて、紙業務が抱える課題とペーパーレス化の実現方法、業務改善事例を紹介します。

 

目 次

  • 紙業務の課題とは
  • 紙業務を効率化するペーパーレス化の実現方法をご紹介
  • ペーパーレス化による業務改善事例
  • まとめ

 

紙業務の課題とは

 

昔ながらの紙業務には、「さまざまな情報を並べて比較検討しやすい」「ITリテラシーが低くても扱える」などのメリットがあります。

しかし実際には、紙業務には以下のような課題も隠されています。

 

・増え続ける書類の保管や管理が難しい

・各種コストがかさむ(場所代、プリンターやインク代、紙代など)

・オフィス以外で仕事ができない

・情報セキュリティ対策が難しい(盗難や紛失など)

 

紙で情報をやり取りする場合、保管しなければならない書類の量は、どんどん増え続けていきます。

書類を保管するためのスペースが必要となり、人の手で整理整頓し続けなければいけません。

書類の量が増えれば増えるほど、目当ての書類を見つけ出すのは困難になるでしょう。

「紙」という現物を扱う以上、情報資産のセキュリティ対策も、非常に難しくなってしまいます。

 

また近年、世界的に高まっているのが、環境問題への関心です。

大量の紙を使い、廃棄し続けるビジネスモデルは、「森林破壊やCO2排出量増加への課題解決意識が低い」と捉えられかねません。

ビジネスのグローバル化が進む今、ステークホルダーからの視点も無視できないでしょう。

 

これまでは、「紙業務の課題を認識していても、紙で業務を行うしか選択肢がない」という状況が長く続いてきました。

しかしデジタル技術の発達によって、「ペーパーレス化」という紙業務以外の選択肢も生まれてきています。

在宅ワークの推進、業務プロセス見直しによる生産性向上が叫ばれる今、紙業務のメリットよりも、課題の方が多くなっていると言えるでしょう。

 

もちろん紙業務には紙業務のメリットがあり、「とにかくなんでもペーパーレス化すれば良い」というわけではありません。

とはいえ、時代の転換期を迎えている今、「どこでどうペーパーレス化を導入するのが効果的なのか?」について、より積極的に検討するべき時期を迎えています。

 

 

紙業務を効率化するペーパーレス化の実現方法をご紹介

 

 

ペーパーレス化を実現するには、以下の3つのステップを実践していきましょう。

 

★現状を把握する

ペーパーレス化に向けた第一歩は、現状の把握です。

業務プロセスのどこに、どの程度の紙を使用しているのか、確認していきましょう。

契約書や各種伝票、社員が使っている資料や報告書など、すべての紙業務を洗い出します。

 

★ペーパーレス化の部分や範囲を決定する

紙業務の現状を把握できたら、どの部分をどの程度ペーパーレス化するのか、決定します。

文書の中には、ペーパーレス化できないものも、ペーパーレス化に向かないものも存在しています。

業務プロセスのどこをペーパーレス化できるのか、またどこをペーパーレス化すると効果が高いのか、分析の上で決定してください。

 

★システムやツールを導入する

ペーパーレス化の目的や範囲が決まったら、それに合ったシステム・ツールを導入します。

どんな書類をペーパーレス化したいのかによって、必要なシステム・ツールは異なるものです。

 

報告書のペーパーレス化を進めたいなら文書共有サービスを利用するのが便利ですし、過去の伝票をデータ化するならAIOCRやPPAの導入がおすすめです。

 

言葉にすると、ごくシンプルな流れですが、実際には以下のような悩みを抱える企業も少なくありません。

 

・業務プロセスが複雑化していて、紙業務を正確に把握できない

・どこをどうペーパーレス化すれば効果的なのか、わからない

・ペーパーレス化のための、専任スタッフを置く余裕がない

・どんなシステムやツールを選べば良いのかわからない

・ペーパーレス化を定着させられる自信がない

 

このような場合、ペーパーレス化を含めたBPaaS型のサービスの利用を検討するのがおすすめです。

株式会社InfoDeliverの「COMITX」なら、ビジネスアナリストによる総合的な支援が可能です。

 

 

ペーパーレス化による業務改善事例

 

ペーパーレス化のクラウドサービスを提供するペーパーロジック株式会社が行った調査によると、2020年に社内のペーパーレス化に向けた取り組みを行った企業の割合は、75.7%に及ぶことがわかりました。

2021年度に、ペーパーレス化推進システム導入の予定/検討している企業は、全体の60.7%という結果に。

多くの企業で、ペーパーレス化が急激に進んでいることがわかります。

 

またペーパーレス化によって、業務が改善したという事例も多く報告されています。

 

★学校の職員会議をペーパーレス化

これまで、紙媒体で配布していた職員会議の資料を、タブレット端末を使って共有する方式へと変更。

全員が同じ資料をもとに、効率よく会議を進められるようになったほか、聞き漏らしを防ぐ効果も生まれました。

 

★自治体の幹部会議をペーパーレス化

印刷される紙の量の増加を問題視した自治体で、幹部会議におけるペーパーレス化を実現しました。

会議資料用に使われていた14,000枚を削減し、コストダウン、資料作成にまつわる業務プロセスの改善に成功しました。

 

まとめ

 

紙業務にはさまざまな課題が残されており、無視するのは難しい時代に差し掛かっています。

紙業務の効率化やセキュリティ対策強化のため、ペーパーレス化を実現しましょう。

自社導入を決定したら、COMITXがサポートいたします。

ペーパーレス化を成功させるため、ぜひお役立てください。