紙業務を効率化するペーパーレス化の実現方法をご紹介

 

 

ペーパーレス化に取り組む企業は、年々増加しています。

こうした状況の中、「わが社でもそろそろ取り組んだ方が良いのだろうか…」と悩んでいませんか。

こんな悩みを抱えている方に向けて、紙業務が抱える課題とペーパーレス化の実現方法、業務改善事例を紹介します。

 

 

紙業務の課題とは

 

昔ながらの紙業務には、「さまざまな情報を並べて比較検討しやすい」「ITリテラシーが低くても扱える」などのメリットがあります。

しかし実際には、紙業務には以下のような課題も隠されています。

 

・増え続ける書類の保管や管理が難しい

・各種コストがかさむ（場所代、プリンターやインク代、紙代など）

・オフィス以外で仕事ができない

・情報セキュリティ対策が難しい（盗難や紛失など）

 

紙で情報をやり取りする場合、保管しなければならない書類の量は、どんどん増え続けていきます。

書類を保管するためのスペースが必要となり、人の手で整理整頓し続けなければいけません。

書類の量が増えれば増えるほど、目当ての書類を見つけ出すのは困難になるでしょう。

「紙」という現物を扱う以上、情報資産のセキュリティ対策も、非常に難しくなってしまいます。

 

また近年、世界的に高まっているのが、環境問題への関心です。

大量の紙を使い、廃棄し続けるビジネスモデルは、「森林破壊やCO2排出量増加への課題解決意識が低い」と捉えられかねません。

ビジネスのグローバル化が進む今、ステークホルダーからの視点も無視できないでしょう。

 

これまでは、「紙業務の課題を認識していても、紙で業務を行うしか選択肢がない」という状況が長く続いてきました。

しかしデジタル技術の発達によって、「ペーパーレス化」という紙業務以外の選択肢も生まれてきています。

在宅ワークの推進、業務プロセス見直しによる生産性向上が叫ばれる今、紙業務のメリットよりも、課題の方が多くなっていると言えるでしょう。

 

もちろん紙業務には紙業務のメリットがあり、「とにかくなんでもペーパーレス化すれば良い」というわけではありません。

とはいえ、時代の転換期を迎えている今、「どこでどうペーパーレス化を導入するのが効果的なのか？」について、より積極的に検討するべき時期を迎えています。

 

 

紙業務を効率化するペーパーレス化の実現方法をご紹介

 

 

ペーパーレス化を実現するには、以下の3つのステップを実践していきましょう。

 

★現状を把握する

ペーパーレス化に向けた第一歩は、現状の把握です。

業務プロセスのどこに、どの程度の紙を使用しているのか、確認していきましょう。

契約書や各種伝票、社員が使っている資料や報告書など、すべての紙業務を洗い出します。

 

★ペーパーレス化の部分や範囲を決定する

紙業務の現状を把握できたら、どの部分をどの程度ペーパーレス化するのか、決定します。

文書の中には、ペーパーレス化できないものも、ペーパーレス化に向かないものも存在しています。

業務プロセスのどこをペーパーレス化できるのか、またどこをペーパーレス化すると効果が高いのか、分析の上で決定してください。

 

★システムやツールを導入する

ペーパーレス化の目的や範囲が決まったら、それに合ったシステム・ツールを導入します。

どんな書類をペーパーレス化したいのかによって、必要なシステム・ツールは異なるものです。

 

報告書のペーパーレス化を進めたいなら文書共有サービスを利用するのが便利ですし、過去の伝票をデータ化するならAI×OCRやPPAの導入がおすすめです。

 

言葉にすると、ごくシンプルな流れですが、実際には以下のような悩みを抱える企業も少なくありません。

 

・業務プロセスが複雑化していて、紙業務を正確に把握できない

・どこをどうペーパーレス化すれば効果的なのか、わからない

・ペーパーレス化のための、専任スタッフを置く余裕がない

・どんなシステムやツールを選べば良いのかわからない

・ペーパーレス化を定着させられる自信がない

 

このような場合、ペーパーレス化を含めたBPaaS型のサービスの利用を検討するのがおすすめです。

株式会社InfoDeliverの「COMITX」なら、ビジネスアナリストによる総合的な支援が可能です。

 

 

ペーパーレス化による業務改善事例

 

ペーパーレス化のクラウドサービスを提供するペーパーロジック株式会社が行った調査によると、2020年に社内のペーパーレス化に向けた取り組みを行った企業の割合は、75.7％に及ぶことがわかりました。

2021年度に、ペーパーレス化推進システム導入の予定／検討している企業は、全体の60.7％という結果に。

多くの企業で、ペーパーレス化が急激に進んでいることがわかります。

 

またペーパーレス化によって、業務が改善したという事例も多く報告されています。

 

★学校の職員会議をペーパーレス化

これまで、紙媒体で配布していた職員会議の資料を、タブレット端末を使って共有する方式へと変更。

全員が同じ資料をもとに、効率よく会議を進められるようになったほか、聞き漏らしを防ぐ効果も生まれました。

 

★自治体の幹部会議をペーパーレス化

印刷される紙の量の増加を問題視した自治体で、幹部会議におけるペーパーレス化を実現しました。

会議資料用に使われていた14,000枚を削減し、コストダウン、資料作成にまつわる業務プロセスの改善に成功しました。

 

まとめ

 

紙業務にはさまざまな課題が残されており、無視するのは難しい時代に差し掛かっています。

紙業務の効率化やセキュリティ対策強化のため、ペーパーレス化を実現しましょう。

自社導入を決定したら、COMITXがサポートいたします。

ペーパーレス化を成功させるため、ぜひお役立てください。