業務プロセスを最適化するビジネスアナリストの特徴をご紹介

2021.09.20

著者プロフィール

范 蘭芳(はん らんほう)

株式会社InfoDeliver 取締役
COMITX事業ユニット CEO

常に「最⼩コスト」の精神と「Day1(初⼼)」の⼼構えで、将来を⾒据えたお客様のための価値創造と⾃らの進化に挑んでいきます。

 

 

さまざまな目的のため、業務プロセス最適化に取り組む企業が増えてきています。

「うちの会社もやった方が良いのだろうか」と考えながらも、その重要性や実践方法がわからない…と悩む方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、業務プロセス最適化についてまとめます。

最適化のコツも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

目 次

  • 業務プロセス最適化の重要性
  • 業務プロセス改善の実践方法についてご紹介
  • 業務プロセスを最適化するビジネスアナリストの特徴とは
  • まとめ

 

業務プロセス最適化の重要性

 

業務プロセス最適化は、まず業務プロセスの見直しを行い、それぞれに潜む問題点を見つけ出すところからスタートします。

その目的は、業務プロセスに潜む課題を解決するためにほかなりません。

 

最初はシンプルであった業務プロセスも、さまざまな業務が組み合わさることで、徐々に複雑化していきます。

すると、「そもそもわが社には、どのような業務プロセスがあるのか?」「業務効率を改善するために、いったいどこを見直すべきなのか?」といった点も、わかりづらくなってしまいます。

これらの項目を明確化するために役立つのが、業務プロセス最適化なのです。

 

業務プロセス改善に取り組めば、具体的に以下のようなメリットを得られるでしょう。

 

・リスク低下

・効率化

・品質の向上

・再現性の確保

 

複雑化した業務プロセスは、ブラックボックス化しやすいものです。

どこでどのような業務が行われているのかわからない状態を放置するのは、あらゆる意味で危険です。

 

業務プロセスを最適化できれば、効率化が進み、生産性の向上につながります。

誰もが同じプロセスで業務を行うようになれば、一定の品質を保ちやすくなるでしょう。

誰か一人のみが特定の業務に従事している場合、その人が離職すると途端に業務が回らなくなってしまいます。

業務プロセスが明確になれば、他の誰でも同じ業務を遂行できる再現性を確保できます。

 

 

業務プロセス改善の実践方法についてご紹介

 

 

さまざまなメリットを期待できる業務プロセス改善。

では具体的に、どのように実践していけば良いのでしょうか。

詳しくまとめます。

 

★業務の洗い出し

業務プロセスを改善するためには、まず対象を明らかにする必要があります。

現場にどのような業務プロセスがあるのか、見つけ出していきましょう。

関連している業務同士は、その関わり方まで明確にしていきます。

現場の声にも耳を傾けながら、すべての業務プロセスを丁寧に洗い出していきましょう。

 

★課題の整理

業務プロセスが明らかになったら、次はそこから各種課題を見つけ出していきます。

「何のために業務プロセス最適化を行うのか?」を意識しながら情報を整理することで、解決するべき課題を見つけやすくなります。

 

★原因を見つけ出す

業務プロセスに問題が発生している裏には、必ず何か原因があります。

その原因を見つけ出しましょう。

データエントリー業務の遅延」が生じている場合でも、原因によって対処法は大きく違ってくるものです。

入力システムに問題があるのか、それともデータがやってくるまでの過程に問題があるのか、状況を詳しく確認してみてください。

 

★改善策の提案と計画

原因が明らかになったら、それを解決するための対策を練ります。

どのような対策を取れば有効なのか、事前にしっかりと計画しておきましょう。

 

★計画の実行

十分な計画のもと準備が整ったらいよいよ実行します。

計画が成功した場合も失敗に終わった場合も、「なぜそういう結果につながったのか?」を把握しておく必要があります。

成功・失敗のポイントがわかっていれば、次回のさらなる改善につなげられるでしょう。

 

★改善の継続

業務プロセス改善は、一度実践したら終わりではありません。

状況は常に変化しているものです。

変化に対応し続けられるよう、改善を続けていきましょう。

 

 

業務プロセスを最適化するビジネスアナリストの特徴とは

 

業務プロセスを改善するためには、さまざまなステップを一つずつこなしていく必要があります。

簡単なようで難しい業務だからこそ、業務プロセスのプロであるビジネスアナリストを頼るのもおすすめの方法です。

 

ビジネスアナリストは、業務の可視化から最適化まで、すべてをサポートしてくれます。

課題を見つけ出し、そのためにどのような仕組み・システムが必要なのか、アドバイスしてくれるでしょう。

課題解決のための要件を確立し、開発チームとのコミュニケーション役も担ってくれます。

業務プロセス最適化のために、どのような変化が必要なのかも、わかりやすく提示してくれます。

 

現場の声をしっかりとすくいあげてくれる、コミュニケーション能力の高いビジネスアナリストを選ぶことが大切です。

 

まとめ

 

業務プロセス最適化は、企業にとって重要な課題です。

なぜ重要なのかを理解した上で、具体的な改善策を実践していきましょう。

業務プロセス最適化を成功させるための鍵となるのは、ビジネスアナリストです。

COMITXのビジネスアナリストは、現場主義で課題解決のための徹底サポートを行います。

「業務プロセスを改善したいが、具体的な方法がわからない…」という場合も大丈夫です。

まずは一度、ご相談ください。