ビジネスプロセス管理に重要な業務の可視化とは？システム導入のメリットについて

 

 

ビジネスプロセスに関する課題を抱える企業は、決して少なくありません。

解決したいと思ったときに、キーワードとなるのが「業務プロセスの可視化」です。

可視化によって業務プロセスの課題を解決できる仕組みや、可視化によって得られるメリットについてお伝えします。

 

 

「業務プロセスが見えない」を解決

 

業務プロセスの可視化とは、目には見えない「業務プロセス」を、目に見える形で示すことを言います。

普段、何気なくこなしている業務プロセス。

しかし業務プロセスが見えないことで起きる問題は、多岐にわたります。

 

・業務全体の計画が崩れがちである

・突発的なトラブルに対応できない

・業務プロセスの一部が複雑化し過ぎている

・業務プロセス同士が絡み合って、業務が非効率になっている

・マニュアルが多岐にわたっていて、新人育成が難しい

・人件費の無駄が生じる

 

これらの課題は、業務プロセスを可視化し、そこに潜む問題を見つけ出すことで解決へと導いていけるでしょう。

 

「業務プロセスが見えない」というのは、非常に大きな問題です。

業務プロセスが見えなければ、まず問題がどこにあるのかを把握することさえできないからです。

プロセスを全体として把握するのではなく、それぞれ独立したステップのつながりとして意識しましょう。

こうすることで、各業務の見直し図ったり、それぞれのスムーズなつながり方を再考することができます。

 

業務プロセスを可視化することによるメリット4つ

 

 

業務プロセスの可視化は、企業が改革を進めていく上で非常に重要なポイントです。

ここでは、より具体的に、業務プロセスの可視化によってもたらされるメリットについて見ていきましょう。

 

★メリット1「業務プロセス同士の関わりが見えてくる」

ビジネスの現場は、複数の業務プロセスが関わり合って構成されているものです。

複雑化すればするほど、業務の流れはブラックボックス化しやすくなります。

ブラックボックス化した状態では、何らかのミスやトラブルが発生した場合に、対応が難しくなってしまうでしょう。

 

業務プロセスが可視化されれば、異なるプロセス同士の関連性も明らかになります。

関連性がわかりやすくなれば、全体像も把握しやすくなるでしょう。

 

★メリット2「業務プロセスに関する認識を共有できる」

業務プロセスに関する認識は、個々によって異なるものです。

この認識の相違が、生産性を低下させる原因になってしまうケースもあります。

業務プロセスが可視化されれば、現場で働く人同士が認識を共有しやすくなります。

全員が同じ認識のもとで業務プロセスを遂行できれば、効率もアップするでしょう。

 

★メリット3「業務プロセスの見直しができる」

業務プロセスの可視化は、プロセス全体を再構成する際にも欠かせないポイントです。

プロセス全体の見直しは、決して簡単ではありません。

しかしうまくいけば、非常に大きな業務効率改善効果を見込めるでしょう。

まず見直しが可能か見極めるためにも、業務プロセスの可視化に取り組んでみるのがおすすめです。

 

★メリット4「業務の流れや手順を明確にできる」

業務の流れや手順が複雑になると、その業務を担当できる人が限られてしまいます。

しかし働き方改革の推進が求められる今、「誰かが休んだときに、別の人がフォローできる」体制作りを進めていく必要があるでしょう。

業務プロセスの可視化は、そのためにも役立ちます。

可視化によって業務の流れや手順が明確になれば、業務のマニュアル化もしやすくなります。

人手が足りないときに、業務がストップするリスクを低減できるでしょう。

 

 

業務フローツール・システム導入がおすすめ

 

「業務プロセスが見えない」という課題を解決するのにおすすめの可視化。

多くのメリットが期待できますが、メリットを実感するために重要なのは「正確性」です。

可視化した内容が正確でなければ、業務改革にはつなげられません。

また現場が抱える各種課題の解決にも役立たないでしょう。

 

だからこそ、業務プロセスの可視化には業務フローツール・システムを導入するのがおすすめです。

専用ツールを使えば、手間なく正確に業務プロセスの可視化を実現できるからです。

専門知識を持たなくても対応しやすいので、是非サービスの利用を検討してみてください。

 

まとめ

 

業務プロセスの可視化によって得られるメリットは、多岐にわたります。

これから先、さまざまな変化への対応を求められる時代がやってくるからこそ、今ここで、可視化に向けた準備をスタートしましょう。

「業務フローツール・システムのどれを選べば良いのかわからない…」という場合は、株式会社InfoDeliverの「COMITX」をご検討ください。

業務プロセスの可視化から、その先の各種支援まで、ワンストップでサポート可能です。

可視化によって、各種課題を解決へと導いていきましょう。