業務・組織改革に業務の可視化が重要な理由

 

 

業務改革や組織改革を進めていく上で、必須と言われているのが「業務の可視化」です。

業務の可視化とはどのようなもので、なぜそれが各種改革に重要な意味を持っているのでしょうか？

BPRと業務改善の違いや、可視化に向けた具体的な手順について解説します。

 

 

業務・組織改革に業務の可視化が重要な理由とは

 

業務の可視化とは、目には見えない業務プロセスや各種手順を、フロー図などで目に見える形で示すことを言います。

 

日々の業務の中で、私たちは多くのプロセスをこなしていきます。

その業務プロセスを、目で見て確認することはできません。

だからこそ、以下のような問題が発生しがちです。

 

・業務プロセスが複雑で効率が悪くなっている

・業務プロセスの一部がブラックボックス化している

・業務プロセスがはっきりしないため、業務をこなせる人材が限られている

 

これらの問題を解決するための第一歩として行われるのが、業務の可視化です。

 

業務を可視化するためには、どの業務がどのような流れでどのように行われているのかを、はっきりさせる必要があります。

一般的なビジネスの現場では、複数の業務プロセスが複雑に絡み合っているものです。

この場合も、それぞれの業務プロセスを可視化することで、業務ごとのつながりや関連性を明らかにできます。

 

業務の可視化をすると、業務プロセスのどこにどのような問題点が潜んでいるのか、わかりやすくなるでしょう。

不必要な業務、流れが滞っている場所や理由なども、瞬時に把握できます。

しかし業務の可視化を行っただけで、業務改革や組織改革が成功するわけではありません。各種改革を進めていくためには、まず現状を知るところからスタートする必要があります。

そのための第一歩が、業務の可視化というわけです。

 

業務の可視化によって、自社が抱える問題点がクリアになれば、それを解決するための方法も見えてくるでしょう。

全員が意識を共有できれば、改革も進めやすくなります。

 

BPRと業務改善の違いとは

 

 

これまで、生産性向上のために業務改善に取り組んできた企業も多いでしょう。

業務改善の対象となるのは、業務内のごく一部、限られた部分のみです。

何度も改善を繰り返して、生産性を向上させていく手法を言います。

ただし手を加える部分が小さい分、その効果も限定的です。

 

一方で、業務プロセスの見える化が必要な業務改革（BPR）は、より大きな枠組みの中で改革を目指します。

BPRとはビジネスプロセス・リエンジニアリングの頭文字を取ったもので、直訳すると「業務プロセスの再構築」です。

業務改善よりも手間はかかるものの、その分だけ、得られる効果は大きくなるでしょう。

 

各種ITテクノロジーが誕生し、新しいワークスタイルへの適応を求められている今、企業が抱える問題に「業務改善」で対応するのは難しいでしょう。

だからこそ求められるのは「業務改革（BPR）」であり、そのため業務プロセスの可視化が必要なのです。

 

 

可視化するための方法・進め方

 

では業務プロセスを可視化するためには、具体的にどうすれば良いのでしょうか？

 

業務プロセスの可視化で重要なのは、正確性です。

実際に業務についている人たちと協力して業務を定義し、プロセスマップを作成していきましょう。

それぞれの業務にかかる時間やコスト、携わる人数などを明らかにしつつ、業務の流れを図で表します。

丁寧に進めていけば、業務プロセス全体の可視化ができるでしょう。

 

業務の可視化だけではなく、その先の業務改革・各種ツールの導入・現場が抱える課題解決に向けて動くのであれば、株式会社InfoDeliverが提供する「COMITX」を利用するのがおすすめです。

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可視化した情報を基に、業務改革のために何が必要なのか、具体的にアドバイスします。

システム・インフラ・BPOまでをセットで提供できるため、可視化から改革までの流れを非常に効率よく進めていけます。

 

業務プロセスを可視化できても、「そのあとどうすれば改革できるのかわからない…」というお悩みを抱える方は、決して少なくありません。

可視化の先までを見据えて、行動するのがおすすめです。

 

まとめ

 

業務プロセスの可視化が重要な理由をお分かりいただけたでしょうか？

現代の企業が抱える課題は、実にさまざまです。

DX時代への対応、人材不足の解消、働き方改革の推進など…。

業務プロセスの可視化は、それらの課題解決に向けた最初の一歩と言えるでしょう。

 

・まだ可視化ができていない

・可視化に取り組んでみたものの、うまくいかない

 

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