ペーパーレス導入における課題とメリット

2021.06.07

著者プロフィール

范 蘭芳(はん らんほう)

株式会社InfoDeliver 取締役
COMITX事業ユニット CEO

常に「最⼩コスト」の精神と「Day1(初⼼)」の⼼構えで、将来を⾒据えたお客様のための価値創造と⾃らの進化に挑んでいきます。

 

さまざまなメリットが期待されるペーパーレス

しかし一方で、「なかなか導入が進んでいかない」という実態もあります。

ペーパーレス化が進まない理由は、いったいどこにあるのでしょうか?

ペーパーレス化の現状をわかりやすく解説します。

 

目 次

  • ペーパーレス化が進まぬ理由
  • ペーパーレス化によるメリット
  • ペーパーレス化を定着させるポイント
  • まとめ

 

ペーパーレス化が進まぬ理由

 

ペーパーレス化が進まない主な理由は以下のとおりです。

 

★ITリテラシーの不足

これまで紙媒体で保管してきた情報をデータ化するようになれば、パソコンやクラウドサービス、各種セキュリティ対策など、幅広いITリテラシーを必要とされます。

ペーパーレスサービスを利用すれば、必要なサポートを受けられるのが一般的ではありますが、「なんとなく難しそう」「もし理解できなかったら…」という思いがペーパーレス化が進まない理由の一つです。

 

★システム導入時の負荷

いざペーパーレス化を進めようとすれば、それなりの手間やコストがかかります。

社内でペーパーレス化を進めていく場合、専門の部署を立ち上げて対応する必要も出てくるでしょう。

人員を集めたり、業務分析を基に具体的な計画を立てたりと、一大プロジェクトとして推進していくことになります。

 

外部に発注する場合にも、導入コストを含めた各種負荷が問題になりがちです。

ペーパーレス化によるメリットがはっきり見えていない場合、「そこまでしなくても…」という考えに落ち着いてしまうでしょう。

また行っている業務の特徴によっては、「少量多品種業務で対応しづらい」という事情を抱えているケースもあります。

 

★電子化できない書類の存在

ペーパーレス化が推進される現代ですが、まだ一部、電子化が法律で認められていない書類も存在しています。

 

・不動産取引における重要事項説明書

・賃貸契約書

・訪問販売等の交付書面

 

 

これらの書類は、紙媒体で交付するよう法律で定められています。

こうした書類の存在も、ペーパーレス化が進まない原因の一つと言えるでしょう。

 

 

ペーパーレス化によるメリット

 

ペーパーレス化を進めるためには、そのメリットを企業全体で共有するのがおすすめです。

具体的なメリットは以下のとおりです。

 

・業務の効率化

・印刷や配布にかかる手間の軽減

・コストダウン

・リモートワークの推進

・環境への配慮

 

ペーパーレス化を推し進める最大のメリットは、業務の効率化です。

より具体的に効率化の例をチェックしてみましょう。

 

・必要な書類を手元のタブレットから検索して見つけられる(書類の山を漁る必要がない)

・オンライン上での契約締結が可能になる(対面してやりとりする必要がない)

・訂正、修正されたデータを、即時共有できる(訂正→アナウンス→確認という手間が省ける)

・資料の印刷や準備の手間を削減できる(該当業務をこなしていた人材を他の場所に回せる)

 

働き方改革を推進するためにも、業務効率改善は急務です。

ペーパーレス化の推進は、そのための鍵となるでしょう。

 

ペーパーレス化のためのコストがかかる一方で、紙や印刷にかかる費用は削減できます。

「環境に配慮した取り組みを行っている会社」としてアピールできる点も、ペーパーレスがもたらす非常に大きなメリットだと言えるでしょう。

 

ペーパーレス化を定着させるポイント

 

 

ペーパーレスを導入するだけではなく、企業内で定着させるためにはコツがあります。

以下のポイントを意識してみてください。

 

★従業員の理解を深める

ペーパーレスにはさまざまなメリットがある一方で、デメリットもあります。

 

・世代が上の社員にとっては馴染みがない

・メモをしたり付箋をはったりする作業が難しい

・慣れていない人にとっては、紙媒体よりも扱いにくい

 

こうしたデメリットを無視したまま、ペーパーレス化を強引に進めていくのはおすすめできません。

デメリットに対して適切な対策を取りつつ、「なぜペーパーレス化を進めるのか?」を周知徹底していきましょう。

「デメリットはあっても、メリットの方が大きい」と理解してもらえるかどうかが、定着への鍵となります。

 

★スモールステップで導入していく

一気にペーパーレス化を進めると、反発も強くなります。

スモールステップで、少しずつ確実に浸透させていきましょう。

 

・影響の少ない部門からペーパーレス化を進めていく

・FAXをペーパーレス化する

・スマートフォンやタブレットなど、身近な機器から導入を進めていく

 

データ化された情報の取り扱いに、少しずつ慣れていきましょう。

 

★適切な支援サービスを活用する

ペーパーレス化を無理なく進めていくためには、確かな実績を持つプロにサポートを依頼するのもおすすめです。

株式会社InfoDeliverが提供するCOMITXなら、ペーパーレス化はもちろん、業務プロセス全体の見直しもサポートいたします。

 

 

まとめ

 

ペーパーレス化には多くのメリットがある一方で、なかなか導入が進まないという実情もあります。

無理なく導入を進めていくためには、社員の理解を深めるほか、スモールステップでの導入や適切な支援サービスの活用などが求められます。

支援サービス選びで悩んだときには、COMITXにご注目ください。

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